Smart working: lavorare da casa in caso di quarantena da coronavirus

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Lo smart working è un’opportunità in più per mantenere una normale routine nel periodo di quarantena.

Purtroppo è in piena diffusione l’epidemia di coronavirus e ogni giorno si aggiungono notizie di casi di isolamento e limitazioni alla circolazione dei cittadini. Il nostro pensiero va ogni momento alle persone che stanno vivendo questa tragedia sulla loro pelle e ai loro cari.
Ci sono però molte più persone la cui vita è comunque drammaticamente stravolta dai provvedimenti di quarantena in corso. La prudenza non è mai troppa, ma spesso persone sanissime si trovano “sequestrate” in casa rischiando di perdere il lavoro.

Nella speranza di dare un piccolo contributo al mantenimento della normalità elenchiamo alcuni semplici passi che possono ridurre la necessità di recarsi al lavoro tutti i giorni o di partecipare fisicamente a meeting e riunioni.

È impossibile in un semplice articolo coprire tutti i casi possibili e, purtroppo, ci sono lavori che non possono essere svolti da remoto, ma è sorprendente come, nel 2020, la totalità dei lavori di intelletto o non manuali, possa essere svolta senza muoversi da casa.

L’attrezzatura minima per lo smart working, per lavorare da casa in caso di quarantena da coronavirus

La connessione dati fondamentale in quarantena

È indispensabile avere una connessione Internet, di rete fissa o mobile.
Chi ha una connessione di rete fissa è già un passo avanti, quindi pensiamo invece a chi ha solo il telefonino. Attualmente tutti i fornitori di telefonia mobile prevedono connessioni 4G, che hanno prestazioni paragonabili all’ADSL. I GB necessari per lavorare sono abbastanza ridotti se non si fa uso eccessivo del video (videoconferenze, visualizzazioni di filmati). Con un limite di circa 15 GB si può lavorare comodamente per 15 giorni. Quasi tutte le compagnie telefoniche prevedono offerte dati che, con pochi euro (meno del costo della benzina di una settimana), garantiscono molti più GB.

Il cellulare può essere usato per connettere tutti i PC di casa, basta usare la modalità Tethering (disponibile sia per Android che per Iphone). Il PC vedrà il cellulare come un nuovo hotspot wi-fi.

Il desktop remoto e la VPN per non andare in ufficio

Una volta stabilita una buona connessione ad Internet, è possibile accedere al PC dell’ufficio con il Desktop Remoto di Windows. In tal modo si avrà, sul proprio PC di casa, la stessa schermata del PC dell’ufficio e si potrà lavorare su files e programmi come se si fosse seduti alla propria scrivania. Il proprio PC di casa avrà solo il compito di visualizzare le schermate, mentre quello dell’ufficio avrà l’onere di eseguire programmi e gestire i files.
Naturalmente occorre che il PC e la rete dell’ufficio siano configurati per questo, quindi è urgente provvedere da subito a far configurare il tutto da un tecnico in modo da poter lavorare anche in remoto. Al tecnico andrà chiesto di attivare una VPN con l’ufficio. Va fatto urgentemente, finchè è ancora possibile trovare un tecnico che possa operare sulla rete dell’ufficio. Una volta configurato è un servizio che tornerà utile anche in occasioni meno drammatiche: può essere sempre comodo poter accedere al proprio PC quando si è in vacanza o quando si è a casa.

Il software di videoconferenza

Quando non ci si reca sul luogo di lavoro, il primo problema è la difficoltà di relazione con i colleghi, che ci permette di coordinarci e lavorare in team. La tecnologia ci viene in aiuto anche in questa fase cruciale dello smart working. Per parlare e gestire riunioni con colleghi e clienti si deve scegliere un software di videoconferenza. Questo software deve essere semplice da usare, non deve richiedere complicate procedure di installazione, deve permettere la condivisione di documenti e la proiezione di presentazioni Powerpoint.
Deve essere facile da usare perchè i nostri interlocutori, specie se clienti, devono essere in grado di usarlo in 5 minuti. A nessuno piace attendere che parta una riunione solo perché uno dei partecipanti non riesce ad attivare il microfono o la webcam. Per lo stesso motivo non deve richiedere complicate procedure di installazione. Inoltre è indispensabile che preveda la condivisione dello schermo (la modalità in cui tutti i partecipanti vedono lo schermo del PC di chi sta parlando) e, possibilmente, una modalità “proiezione” per mostrare le slides Powerpoint alla massima risoluzione. Anche la condivisione istantanea di documenti è molto comoda, per evitare inutili passaggi tramite la mail o altri metodi di trasferimento files.
Tra le piattaforme più diffuse per questo scopo ci sono Skype,Google Hangout, Zoom Video.

Skype è IL software che ha fatto da apripista ad ogni tipo di conferenza audio e video e supporta benissimo tutto quanto richiesto. Ha limitazioni a seconda del tipo di abbonamento, ma è un software completo e facile da installare sia su PC che su smartphone.

Info su: https://www.skype.com/it/

Google Hangout è il software, altrettanto completo che vanta una utilizzabilità sia su smartphone che su PC che su qualsiasi dispositivo dotato di un navigatore web. Forse anche per questo in alcuni casi è preferito a Skype, proprio perché non richiede obbligatoriamente l’installazione di alcunchè. Ad onor del vero anche Skype si è dotato di una modalità web, quindi ormai i due prodotti sono pressochè intercambiabili.

Info su: https://hangouts.google.com/?hl=it

Zoom Video è invece una piattaforma a pagamento, che garantisce prestazioni elevate in termini di fluidità dei video e scalabilità delle conferenze. per capirci è consigliabile se si usa con collegamenti saltellanti o con un gran numero di partecipanti. Supporta meccanismi di interazione avanzati (alzata di mano virtuale, registrazione del video, ecc. ecc.)

Info su: https://zoom.us/

Una menzione speciale va a WhatsApp, per la sua ubiquità in tutti i cellulari. Purtroppo manca delle caratteristiche di condivisione dei documenti e delle presentazioni, ma chiunque abbia un telefono sa usare whatsapp, quindi può essere una valida alternativa per riunioni più informali.

Info su: https://www.whatsapp.com/?lang=it

Il consiglio è installare tutti i software sopra menzionati, perchè così si sarà pronti ad interloquire con i clienti, qualsiasi sia la loro scelta e la loro preferenza di software. Installare significa verificare che il video e l’audio vengano correttamente trasmessi sia dal PC che dallo smartphone. Quest’ultimo può essere un dispositivo molto comodo per le video call che non richiedono proiezioni o condivisioni di files.

La luce ambiente, mai alle spalle

Un ultimo consiglio, ma non meno importante: durante le video call assicuratevi di avere una buona luce ambiente, preferibilmente che illumini bene il volto: nelle riunioni a distanza riuscire a far vedere chiaramente la propria espressione è fondamentale per evitare malintesi. Come in ogni buon video e in ogni foto professionale, la luce è l’elemento centrale.

4 passi per lo smart working

Riassumendo, quindi, sono pochi i passi necessari per poter lavorare tranquillamente da casa in attesa che passi l’epidemia:

  1. stabilire una buona connessione dati
  2. accesso remoto al proprio PC e alla propria rete dell’ufficio (URGENTE: necessario intervento di un tecnico)
  3. un buon numero di software di videoconferenza sul proprio cellulare e sul proprio pc
  4. buona illuminazione ambientale nel corso dei videomeeting

Buon lavoro a tutti e speriamo che passi presto.


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