Come preparare un comunicato stampa online

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Per preparare un comunicato stampa online al meglio ci sono alcuni riferimenti da tenere presenti e seguire, ma prima ancora di partire si deve tenere a mente un fatto importante: il comunicato stampa è una notizia, non è un articolo. L’articolo vero e proprio potrà essere scritto dal giornalista che riceve il comunicato, che verrà perciò in parte riutilizzato ed in parte rielaborato. Quindi le caratteristiche principali che un comunicato deve avere sono: chiarezza, concretezza, brevità, riferimenti.

Per essere immediatamente chiaro e dare i giusti riferimenti, è bene concentrarsi su uno schema ben delineato per buttare giù la struttura del comunicato.

Come scrivere il titolo di un comunicato stampa

Il titolo deve essere più breve che sia possibile e molto chiaro. Ci deve essere sempre il riferimento principale, la parola chiave che si desidera mettere in evidenza e che si vuole far pubblicare al giornal o al blog a cui si invia il comunicato. Per esempio se riguarda un’azienda o un evento, nel titolo deve essere citato il nome dell’azienda o dell’evento. Se riguarda una personalità, nel titolo va citata. E così via. Ma deve essere inserito anche il fulcro della notizia. In quanto tale, la notizia è qualcosa di nuovo, perciò spesso nel titolo viene usato proprio questo aggettivo: “Nuova sede per l’azienda …”, “Nuovi tools per il social …”. Sono esempi di base, ma che restano efficaci per un comunicato. Non serve perciò che sia un titolo enfatico o sensazionalistico. Starà poi al giornalista rendere più accattivante ed originale il titolo dell’articolo.

In un comunicato stampa online il titolo va usato anche come oggetto dell’email, meglio se preceduto da CS (che sta per Comunicato Stampa) in modo che sia subito chiaro a chi lo riceve.

Il sottotitolo: un elemento importante

Alla prima riga del comunicato, va subito inserito un sottotitolo, utile a dare qualche informazione di più rispetto al titolo. Anche questo testo non dovrà essere troppo lungo, anche se ci possiamo permettere qualche informazione in più rispetto al titolo, o meglio un “pezzetto” di informazione ulteriore, che vada ad integrare il titolo. Se non dovesse servire una integrazione, perché il titolo è già sufficiente, il sottotitolo potrà essere una sorta di breve spiegazione del titolo.
Resta comuqnue un elemento sostanziale nella preparazione di un comunicato stampa, perché nelle prime righe si deve catturare l’interesse del lettore e convincerlo che vale la pena continuare a leggere.

In particolare, nei comunicati stampa il fine è convincere la redazione che li riceve che vale la pena pubblicare la notizia. Il sottotiolo può essere determinante in questo senso. Infatti, proprio con questa parte di testo, si può cercare di comunicare “perché” la notizia vale la pubblicazione.

Introduzione del comunicato stampa online

Dopo il sottotiolo, si prosegue con un paragrafo di 4 o al massimo 5 righe, che possiamo considerare una introduzione o anche una summa del comunicato. In queste righe, infatti, va fatto un riassunto della notizia. Qui deve essere prima di tutto chiaro perché quello che si sta scrivendo costituisce una notizia degna di essere pubblicata. Deve essere chiaro di cosa parla il comunicato e di chi parla.

Già qui è essenziale inserire i riferimenti temporali e locali: dove e quando? Sono due domande a cui un giornalista cerca sempre risposta. Ma mettere la redazione in difficoltà nel reperire queste notizie non è una scelta accorta e meno che mai furba. Le redazioni ricevono centinaia di comunicati al giorno. Dover perdere tempo a scovare le informazioni di base n0n predispone al meglio chi deve selezionare la notizia da pubblicare in giornata.

Le indicazioni temporali e di luogo si possono mettere anche in forma di data all’inizio dell’introduzione, oppure in maniera più discorsiva al suo interno, ma in questo caso vanno usati assolutamente i grassetti per dare il focus immediato.

Corpo del testo

Si prosegue con il testo di approfondimento del comunicato che spieghi in maniera più dettagliata quanto è stato scritto nell’introduzione ed aggiunga i fatti legati alla notizia, i contorni. Vanno dati qui tutti i dettagli che si desidera far pubblicare: in questo testo non si deve lasciare niente in sospeso. In un comunicato,a differenza di un articolo, non ci dovrebbero essere domande in sospeso tra le righe o dubbi da insinuare nel lettore. Certo, non sempre è possibile scrivere ogni dettaglio. Però si può essere chiari e precisi sui fatti o sulle informazioni da veicolare.

Anche in questa parte, però, si deve essere sufficientemente concisi. I dettagli vanno dati in maniera abbastanza essenziale. Come detto il comunicato è la notizia che si dà alla redazione di un giornale, non è un articolo che si rivolge al lettore. L’articolo dovrebbe essere poi sviluppato ed argomentato dal giornalista che riceverà il comunicato, che potrà inserire anche opinioni o enfatizzare alcune elementi rispetto ad altri e soprattutto potrà stuzzicare il lettore con un punto di vista o un concetto sospeso che apra la strada a meditazioni personali. Ma tutto questo non dovrebbe far parte di un comunicato ben impostato.

Cosa è utile, però, per far leggere più facilmente il testo di un comunicato stampa senza stancare e soprattutto senza far perdere i punti focali della notizia?

Paragrafare il testo

Usare sempre i paragrafi per suddividere il testo. È più facile anche per i giornalisti più allenati leggere tanti paragrafi brevi, rispetto ad un testo lungo e continuo senza interruzioni.

Evidenziare i punti importanti

Utilizzare grasseti o sottolineature nel preparare un comunicato stampa online, è una sorta di sollecito verso la redazione, è un modo per dire “questa parte andrebbe proprio riportata nell’articolo”. Con questo metodo si può anche “veicolare” una impostazione utile all’ottimizzazione SEO per la visibilità online, anche se poi il lavoro SEO su un testo richiede l’intervento di uno specialista in materia.

Riportare parti del discorso

Se si riporta un’intervista o una notizia che riguarda una persona o un evento, è essenziale riportare uno o più estratti virgolettati di dichiarazioni. Gli estratti devono essere sempre introdotti in terza persona riportando il nome di chi ha rilasciato la dichiarazione.
È meglio evidenziare questi estratti con l’uso, ad esempio, di un corsivo.

Quando si prepara un comunicato stampa online si deve sempre preparare l’inserimento di link

Il modo migliore per proporre l’inserimento di link nell’articolo è utilizzare frasi ad hoc nel corpo del comunicato con il link agganciato. Meglio inserire almeno un paio di link nel testo.
Non è detto che la testata online accetti di inserire i link, ma talvolta i redattori lo fanno anche per sbaglio, perciò tentar non nuoce.

È però utile e corretto anche inserire i link di riferimento in fondo al testo, se per esempio c’è una iscrizione da fare o un evento da seguire online o un approfondimento o semplicemente un sito web di riferimento per la notizia. Questo link vanno messi con la url leggibile e cliccabile, in modo che il redattore possa verificare facilmente il contenuto che andrà a veicolare ai suoi lettori.

Conclusione della notizia

Ogni comunicato va terminato con una conclusione incisiva come l’introduzione ma, rispetto a questa, ancora più breve. La conclusione deve rafforzare il fulcro della notizia, in modo da indurre a pensare che è una notizia importante, che una testata non dovrebbe perdere. Per questo, anche se appare come una ripetizione, va comunque fatta: meglio usare sinonimi e parafrasare quanto scritto sopra. In questo modo si invita il giornalista ad allungare il suo articolo usando termini scritti nel comunicato.

Riferimenti utili per approfondimenti

Alla fine del comunicato, dopo un paio di righe vuote, vanno inseriti i riferimenti, per esempio:

Ufficio stampa Tal dei Tali

Maria Rossi … o Laura Verdi … o Giovanni Bianchi … (Ci vuole insomma un nominativo di riferimento)
email: mrossi@tadeitali.it
tel: 0011223344
sito web: www.taldeitali.it

Questi contatti sono utili per eventuali richieste di chiarimento, approfondimenti o anche per eventuali interviste.

Ma ancora non basta…

Prima di inviare un comunicato stampa online, bisogna tenere in considerazione altri elementi utili al giornale che andrà a pubblicarlo. Sarà perciò necessario:

allegare una o più immagini ad alta risoluzione oppure dare un accesso ad una cartella di immagini, se sono molte, da cui i giornalisti possano prendere le foto: è meglio fornire foto, piuttosto che affidarsi ad archivi e scelte delle redazioni;

revisionare sempre il testo prima dell’invio;

inviare il comunicato stampa in più formati: il comunicato va sempre inserito, in forma sintetica o talvolta per esteso, nel testo dell’email, dopo una breve introduzione, oltre ad essere naturalmente allegato come file in formato word o comunque di testo modificabile all’email stessa, così che chi devrà rielabolarlo potrà partire da un testo che potrà copiare e poi modificare; infine è un plus anche inviarlo in pdf, ben impaginato con i paragrafi e i grassetti e se possibile le immagini, in modo da dare una forma più elegante e facilmente leggibile, magari su carta intestata…ma quest’ultima è una scelta utile soprattutto agli uffici stampa più glamour, quelli che si rivolgono al mondo della moda o alle riviste di arredamento ad esempio;

prevedere più di un invio: una volta fatto il comunicato va inviato subito ai giornali, per cercare di fornire notizie “fresche”. È consigliabile però fare anche un secondo invio a distanza di qualche ora, o anche il giorno dopo, a chi non lo ha pubblicato o non ha risposto. Non bisogna scoraggiarsi subito: a volte basta insistere per farsi pubblicare… senza diventare stalker!

richiedere il link di pubblicazione: la frase “Si prega gentilmente di segnalare il link della vostra pubblicazione in risposta a questa email, in modo che possiamo includerla nella nostra rassegna stampa” è un classico da non dimenticare.

Come detto all’inizio, un comunicato stampa è una notizia, non un articolo. Perciò, ora che è chiaro come preparare un comunicato stampa online, non resta che trovare una notizia che valga la pena proporre ad una testata online.

 


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